"Oh nein, nicht schon wieder ein Meeting!"

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Strategie-Meeting, Telefonkonferenz, Brainstorming – im Idealfall dienen Besprechungen dem konstruktiven Austausch von Informationen und Ideen und bringen das Unternehmen voran. In der Realität haben Meetings jedoch nur selten den gewünschten Effekt, wie eine Studie von Sharp, Anbieter für Technologie und Objekteinrichtung, zeigt.

Demnach verbringen deutsche Büroangestellte durchschnittlich 16,5 Stunden pro Monat in Meetings, die mehrheitlich als ineffektiv empfunden werden: acht von zehn Arbeitnehmern gaben an, dass sie an ihrem eigenen Arbeitsplatz produktiver sind. Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, dass ihre Meetings meist nicht zu klaren Ergebnissen führen (55 Prozent) und überdies langweilig sind (54 Prozent).

Immer und immer und immer das gleichen Schema

Mangel an Vielfalt und Flexibilität sind vor allem Gründe für diese ernüchternden Ergebnisse: Über drei Viertel (77 Prozent) der Arbeitnehmer gaben an, dass sämtliche Besprechungen unabhängig vom Thema nach dem immer gleichen Schema ablaufen. Zudem stehen keine geeigneten Räumlichkeiten zur Verfügung, die unterschiedliche Besprechungsformate optimal unterstützen (58 Prozent).

Fehlende Informationen und falsche Teilnehmer

Weitere 48 Prozent der Befragten stören sich daran, dass die Besprechungen häufig zu steif und förmlich sind.
Hinzu kommt die oftmals veraltete Ausstattung in den Meetingräumen: 30 Prozent der Mitarbeiter müssen sich mit herkömmlichen Flipcharts begnügen. Nur knapp jeder Fünfte (21 Prozent) nutzt moderne Whiteboards zum Informationsaustausch. Weitere häufig genannte Gründe für ineffiziente Meetings sind fehlende Vorabinformationen (37 Prozent) und zu viele oder die falschen Teilnehmer (jeweils 30 Prozent).

Starre Muster sind kontraproduktiv

„Unserer Studie zufolge hat die Mehrheit der deutschen Unternehmen in Sachen Meetingkultur noch Nachholbedarf“, so Alexander Hermann, President Information Systems bei Sharp Electronics Europe. „Das beginnt schon bei vermeintlich simplen Dingen, wie das rechtzeitige Bereitstellen einer Agenda für alle Teilnehmer, damit sie sich entsprechend vorbereiten können, und zieht sich bis hin zu passenden Räumlichkeiten, Technologien und Meeting-Konzepten. Je nach Art der Besprechung können unterschiedliche Ansätze zielführend sein, starre Muster hingegen sind kontraproduktiv.“

Lieber E-Mails checken und Freunden antworten

Da Meetings eher als notwendiges Übel denn als Bereicherung wahrgenommen werden, ist es kaum verwunderlich, dass viele Mitarbeiter sich während der Besprechungen anderen Dingen widmen: 27 Prozent checken ihre E-Mails, 14 Prozent aktualisieren ihre To-Do-Listen. Vor allem die Millennials (Jahrgänge 1982 bis1996) lenken sich bei Langeweile mit Social Media ab (17 Prozent) oder schreiben Nachrichten an Freunde und Angehörige (22 Prozent).

Weitere Informationen zu den europäischen Ergebnissen sowie einen Leitfaden zur Gestaltung konstruktiver Meetings finden Sie hier.

Hintergrundinformationen

Die repräsentative Umfrage unter 8.044 Büroangestellten in Kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU / 100 bis 499 Mitarbeiter) in Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Italien, Niederlande, Polen, Slowakei und Tschechien wurde von Censuswide im Auftrag von Sharp Europe durchgeführt. 1.001 der Befragten kommen aus Deutschland.

Autor(en): Versicherungsmagazin

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