Die Versicherer drehen an vielen Stellschrauben, um Geschäftsprozesse zu optimieren und Kosten zu sparen. Hier sollte auch der Einkauf unter die Lupe genommen werden. Grund: Rund 24 Prozent der Gesamtaufwendungen sind einkäuferisch beeinflussbar – so die Aussage der VDMG Consult GmbH, die eine entsprechende Untersuchung erstellt hat.
In einer Benchmark-Untersuchung hat das Unternehmen in Kooperation mit SMP Strategy Consultants die Top-25-Versicherungsunternehmen zu Treibern des notwendigen Wandels befragt. Viele Kostenpositionen wurden bisher vernachlässigt beziehungsweise unzureichend gemanagt, lautet ein Ergebnis. Hier gelte es gezielt anzusetzen und Personal zu qualifizieren. Handlungsbedarf bestehe insbesondere bei der Einbindung in digitale Kundenprozesse und bei der Anbindung externer Dienstleister.
„Ziel muss sein, durch die systematische Einbindung des Einkaufs einen messbaren und transparenten Mehrwert zu belegen“, Oliver Kreienbrink, Geschäftsführer VDMG Consult GmbH
Die Untersuchung skizziert zentrale Erfolgsfaktoren des Einkaufs:
- Transparente und schlanke Lösungsmodule für alle Ausgaben
Aktives Kostenmanagement bedingt eine enge Zusammenarbeit von Fachbereich/internem Bedarfsträger und Einkauf. Zu den Erfolgsformeln zählen die eindeutige Trennung von fachlicher und kaufmännischer Verantwortung bei Vergabeprozessen sowie die Einhaltung erprobter Prozesse und Vorgehensweisen. Dies gilt für alle Ausgaben, etwa Büromaterial, IT-Hardware, Travel- und Flottenmanagement über externe Dienstleister bis hin zu Sachkosten der Schadenregulierungsprozesse. - Aktives Kostenmanagement
Einkäuferisches Kostenmanagement bedeutet die Betrachtung der Gesamtkosten für die kreditorischen Ausgaben eines Unternehmens, inklusive Prozess- und Organisationskosten. Bereits bei Kostenentstehung sollte die Rolle des Kostenmanagers durch den Einkauf zu besetzen sein. Diese Rolle gilt es über den gesamten Lebenszyklus einer Kostenart hinweg nicht mehr aus der Hand zu geben. - Einkauf als kompetenter Geschäftspartner im Unternehmen
Der Einkauf nimmt in einem modernen Unternehmen eine Kernfunktion wahr. Dazu benötigt er die organisatorische Positionierung, aber auch aus einem Eigenantrieb den Willen, diese Positionierung auszufüllen. Wie bei allen Geschäftsbeziehungen steht neben der eigenen Leistung auch das Vermarkten von Nutzwerten für Andere im Fokus.
- Kundenprozesse weiterdenken
Besonders in nicht-produzierenden Unternehmen gibt es eine undefinierte, aber gesetzte Grenze zwischen Vertrieb und Einkauf. In modernen Unternehmen muss dies weitergedacht werden. Kundenprozesse sind hinsichtlich ihrer Auswirkungen auf Ausgaben zu betrachten, Vertriebsziele in Bedarfsmengen zu übersetzen und Kundenprozesse mit Einkaufsprozessen so zu verbinden, dass eine Automatisierung ohne Medienbrüche stattfindet. - Innovationsmanagement
Es gibt stets mindestens zwei Ansätze, um Kosten zu optimieren: Man kauft etwas günstiger ein (vorher zehn Euro, jetzt 8,50 Euro) oder macht einen Sprung etwa aufgrund technischer Neuheiten, die jetzt einen Preis von fünf Euro erlauben. Für einen „innovativen Sprung“ benötigt eine Einkaufsabteilung drei Komponenten: strukturell erarbeitete Fachexpertise, prozessual sauber festgelegte Kommunikation mit Fachabteilung/Bedarfsträger und die Fähigkeit, die Innovation eines Lieferanten zu bewerten und mit dem eigenen Bedarf abzugleichen. Diese Innovationen systematisch und wiederkehrend proaktiv zu identifizieren, intern „zu vermarkten“ und kostenseitig zu bewerten, ist Aufgabe eines modernen Einkaufs.
"Der Einkauf bildet im Idealfall die einzige Verbindung an der Außengrenze zum Beschaffungsmarkt. Dafür müssen die Voraussetzungen erkannt und umgesetzt werden. Prozesse im Kontext Industrie 4.0 unterstützen dabei. Digitale Prozesse beschleunigen die interne Vernetzung, steigern die Transparenz und optimieren die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Hier bietet sich die besondere Chance, zeitnah tiefgreifende Neuerungen anzustoßen", so VDMG-Chef Kreienbrink.
Die Umfrage
Im Januar und Februar 2017 wurden für die Benchmark-Untersuchung „Auswirkung von Industrie 4.0 auf Einkaufsabteilungen in der Versicherungsbranche“ die Top 25-Versicherungsunternehmen Deutschlands hinsichtlich ihrer Einkaufsorganisation und Digitalisierungsstufe befragt. Rückmeldung gab knapp der Hälfte. Diese Umfrageteilnehmer verfügen insgesamt über ein Einkaufsvolumen von mehr als 1 Milliarde Euro. Ihre Bruttobeitragseinnahmen liegen zwischen 1,5 Milliarden bis 15 Milliarden Euro.
Quelle: VDMG Consult GmbH
Autor(en): Alexa Michopoulos
