Steuern sparen bei der Überlassung eines Firmenwagens

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Die Lohnbuchhaltung muss sich immer wieder mit zahlreichen Praxisfragen rund um die Firmenwagenbesteuerung auseinandersetzen. Wer jedoch die verschiedenen Besteuerungsmethoden kennt, kann Steuern sparen.

In vielen Unternehmen werden den Mitarbeitern Firmenwagen überlassen. Für manch einen Arbeitnehmer ist das eine attraktive Alternative zu einer Gehaltserhöhung, vor allem, wenn er den Firmenwagen auch für private Fahrten nutzen darf. Doch das Finanzamt fordert für die Bereitstellung eines Firmenwagens Lohnsteuer.

Wie man den geldwerten Vorteil ermitteln kann - diverse Methoden
Der geldwerte Vorteil (auch: Sachbezug) bezeichnet den Vorteil eines Arbeitnehmers, den er aufgrund seines Arbeitsverhältnisses unentgeltlich erhält. Hierzu zählen zum Beispiel die unentgeltliche Überlassung eines betrieblichen Fahrzeugs für Zwecke außerhalb des Unternehmens oder die kostenfreien Mahlzeiten in der Kantine", erklärt Springer-Autorin Karin Nickenig. Doch wie kann man diesen geldwerten Vorteil ermitteln? Hierfür stehen verschiedene Methoden zur Verfügung:

Die Fahrtenbuchmethode wird oft auch als individuelle Nutzwertmethode bezeichnet. Hier wird akribisch jede Fahrt mit dem Fahrtzeug dokumentiert und auch der Anlass der Fahrt erfasst. Am Ende des Jahres ist es dann möglich, die beruflichen und privaten Fahrten aufzuteilen.

Beispiel: Der Arbeitnehmer hat 2017 mit seinem Firmenwagen 15.000 Kilometer zurückgelegt. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch liegt vor. Demnach waren 13.000 Kilometer der Fahrten beruflich und 2.000 privat bedingt. Der Arbeitgeber kann die Fahrzeugkosten entsprechend aufteilen und den geldwerten Vorteil für die private Nutzung ermitteln.

Gerade, wenn ein Firmenwagen fast ausschließlich beruflich genutzt wurde, kann die Fahrtenbuchmethode bei der Besteuerung zu einer wesentlich niedrigen lohnsteuerlichen Belastung führen, als die Ein-Prozent Regelung. Wichtig ist jedoch, dass diese Entscheidung frühzeitig getroffen werden muss. Das Fahrtenbuch wird nicht anerkannt, wenn es nicht zeitnah und fortlaufend geführt wird. Es ist übrigens auch nicht zulässig, für ein Fahrzeug von Januar bis Juni ein Fahrtenbuch zu führen und dann zur Ein-Prozent-Regelung zu wechseln. Wer sich für eine Methode entschieden hat, muss diese für das betroffene Jahr auch beibehalten.

Pauschale Ermittlung mit der Ein-Prozent-Regelung
Die Ein-Prozent-Regelung wird oft auch als pauschale Nutzwertmethode bezeichnet. Hier wird meist kein Fahrtenbuch geführt, sondern die Privatnutzung des Firmenwagens wird über eine pauschale Besteuerung abgegolten. Ein Prozent des Brutto-Listenpreises (abgerundet auf volle Hunderter) des Fahrzeugs (einschließlich aller Extras und der Mehrwertsteuer) wird dabei als geldwerter Vorteil pro Monat versteuert. Insgesamt sind dies also zwölf Prozent des Brutto-Listenpreises im Jahr. Wenn der Arbeitnehmer das Fahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzt, müssen zusätzlich je Entfernungskilometer zwischen Wohnung-Arbeitsstätte 0,03 Prozent des Brutto-Listenpreises als geldwerter Vorteil angesetzt werden. Die Ein-Prozent-Regelung ist sehr attraktiv, wenn der Arbeitnehmer den Firmenwagen häufig auch privat nutzt. Dann kann es günstiger sein, die Kosten nicht nach der tatsächlichen Nutzung aufzuteilen und zu versteuern sondern eine pauschale Besteuerung vorzunehmen.

Finanzgerichte und der Bundesfinanzhof müssen sich mit zahlreichen Zweifelsfragen beschäftigen
Die Firmenwagenbesteuerung bietet in der Praxis viele Gestaltungsmöglichkeiten und ist deshalb auch immer wieder im Fokus der Finanzverwaltung. Mit zahlreichen Zweifelsfragen müssen die Finanzgerichte und der Bundesfinanzhof sich regelmäßig befassen. In einem aktuellen Schreiben vom 3.4.2018 erläutert das Bundesfinanzministerium wichtige Fragen zur "Lohnsteuerlichen Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer", wie beispielsweise:

  • Wie verhält es sich bei der pauschalen Nutzwertmethode, wenn der Arbeitnehmer krank oder in Urlaub ist?
  • Mindert ein vom Arbeitnehmer gezahltes Nutzungsentgelt den Nutzungswert (vgl. Urteile des Bundesfinanzhofs vom 30.11.2016, VI R 49/14 und VI R 2/15)?
  • Wie wirken sich Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Fahrzeugs aus?

Die Lohnbuchhaltung ist also zunächst darauf angewiesen, dass ein geldwerter Vorteil ermittelt wird. "Dieser geldwerte Vorteil ist durch den Arbeitgeber zu bewerten und der monatlichen Lohnabrechnung als Sachlohn hinzuzurechnen.", erklärt Marianne Kiep.

Der Beitrag ist ursprünglich auf Springer Professional erschienen.

Autor(en): Sylvia Meier

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